| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Recibir, captar y registrar la información básica del remitente. |
- Funcionarios de Correspondencia |
Documento físico o electrónico
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Se recibe el documento, el cual debe contener los siguientes datos básicos:
- Fecha del documento
- Funcionario al que va dirigido el documento
- Asunto
- Datos de contacto del remitente, como el nombre y la dirección, ya que éstos son indispensables para poder continuar con el trámite en el sistema. En caso de que estos datos no puedan obtenerse con el documento o con la persona que lo entrega, debe ingresarse los datos previamente con la persona a cargo de la oficina de Correspondencia y se recibe el documento normalmente. Todos los datos básicos de un documento ingresado al sistema constituyen un trámite y se le asigna un código automáticamente. |
| Digitalizar el documento |
- Funcionarios de Correspondencia |
Documento Escaneado
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Se debe escanear el documento. |
| Enviar trámite a la Secretaría o Dependencia Competente |
- Funcionarios de Correspondencia |
Documento registrado en el sistema
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El trámite se distribuye al Secretario de Despacho de la Secretaría competente o al Jefe del área de dependencia competente, el cual tiene asignado un usuario correspondiente al número de la cédula, y una contraseña que elige cada funcionario. Este paso se debe realizar en menos de media jornada laboral. |
| Distribuir el trámite al funcionario encargado de responder |
- Secretarios de Despacho |
Documento registrado en el sistema
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La responsabilidad de esta distribución es del Secretario de Despacho o del jefe de dependencia, quien por sus propias instrucciones y delegación contará con su secretaria o Auxiliar Administrativo para cumplir cabalmente con el procedimiento. |
| Revisar trámite |
- Todos |
Documento registrado en el sistema
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La visualización del trámite completo debe hacerse revisando la Bandeja de Entrada en el sistema con el usuario propio. En este paso el funcionario determina si es de su competencia o no.
Si no es de su competencia debe registrar en el campo de texto correspondiente, la razón por la cual no es de su competencia y debe enviar de manera inmediata el trámite a quien corresponda en cualquier Secretaría o en caso que no se conozca el competente, devolverlo a través del sistema a la Oficina de correspondencia
Si es de su competencia debe gestionar y proyectar la respuesta.
Para el caso de las peticiones incompletas, cuando el funcionario se percate que la petición está incompleta o que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos requeridos, se reactivará el término para resolver la petición. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual. vencidos los términos, sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la Administración decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, teniendo presente que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales |
| Gestionar y Proyectar la respuesta |
- Todos |
Respuesta registrada en el sistema
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En este paso se debe gestionar y proyectar la respuesta en el formato correspondiente, para lo cual se debe tener en cuenta los tiempos de proyección de la respuesta para la correspondencia externa recibida (Ver condiciones generales de este procedimiento).
Se debe adjuntar el archivo o archivos de la respuesta generada por el funcionario en el SISTEMA.
Cuando la respuesta es compartida se debe registrar en el campo correspondiente, el faltante de la respuesta y la necesidad de que continúe con el trámite y se envía al funcionario responsable del faltante la respuesta, repitiéndose los pasos 5 y 6 |
| Despachar la respuesta en medio físico y adjuntarla en el software. |
- Todos |
Respuesta registrada en el sistema
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Para adjuntar el archivo en el software, debe utilizarse la opción "Clic aquí para subir archivos" y continuar los pasos que va generando el software.
Para el oficio de respuesta físico, se deben imprimir dos copias, las cuales se tratarán así: una (1) en el archivo físico de la oficina de Atención al Usuario y Correspondencia y otra para el usuario solicitante. En caso de que el usuario solicite su repuesta por correo electrónico, se envía a través de la funcionalidad del SISTEMA existente para ello.
La respuesta en medio físico se despacha con el procedimiento tradicional y oficial de correspondencia de la Administración |
